Ausgangslage
Eine Anfrage wird per E-Mail weitergeleitet. Anhänge fehlen, die Zuständigkeit ist unklar und der Bearbeitungsstand steht nur in einer Nachricht.
Dokumentation & Unternehmensprozesse
Abläufe dokumentieren, die Ihr Team wirklich anwenden kann.
Wir strukturieren wiederkehrende Büro- und Serviceprozesse zu verständlichen Arbeitsanweisungen, Checklisten und Übergaben. Mit einem klaren Geltungsbereich, benannten Verantwortlichkeiten und einem prüfbaren Musterablauf.
Klarer Umfang · Prüffähige Ergebnisse · Schriftliche FreigabeRead this service in English →
Ihre Ausgangslage
Wann diese Leistung für Sie sinnvoll ist
Wissen steckt häufig in einzelnen Köpfen, Nachrichten oder alten Dateien. Bei Vertretung, Einarbeitung oder wachsendem Auftragsvolumen entstehen Rückfragen: Welche Unterlage fehlt? Wer entscheidet die Ausnahme? Wann ist ein Vorgang erledigt? Eine brauchbare Prozessdokumentation beantwortet diese Fragen an der Stelle, an der die Arbeit passiert.
Geeignet sind zum Beispiel die Aufnahme einer Kundenanfrage, die Vorbereitung einer Angebotsmappe, die Pflege eines CRM-Datensatzes oder die Übergabe erledigter Vorgänge. Wir beginnen mit einem wiederkehrenden Ablauf. Ein vollständiges Unternehmenshandbuch oder eine Zertifizierung ist ein eigenes Vorhaben.
Ihre Arbeitsergebnisse
Was Sie am Ende in der Hand haben
- Eine Prozessübersicht mit Start, Ergebnis, Beteiligten und Systemen.
- Eine schrittweise Arbeitsanweisung mit erforderlichen Eingaben und Qualitätsprüfungen.
- Eine kurze Ausführungscheckliste für den täglichen Einsatz.
- Eine Ausnahmeliste: Was darf bearbeitet werden, was muss zurückgefragt werden?
- Eine versionierte Übergabe mit Änderungsnotizen und einem benannten Prozesseigner.
Im Angebot werden Dateiformat, Arbeitssprache, Korrekturrunde und Lieferumfang festgelegt. Sie können den Entwurf prüfen, bevor die vereinbarte Endfassung übergeben wird.
So sieht die Arbeit aus
Ein Arbeitsbeispiel zum Nachvollziehen
FIKTIVES MUSTER · KEINE KUNDENREFERENZ
Aufbereitetes Ergebnis
Musterablauf „Anfrage aufnehmen“: 1. Vorgangsnummer vergeben. 2. Projektort und Leistungsart erfassen. 3. Benötigte Unterlagen anhand der Checkliste prüfen. 4. Fehlende Angaben als offene Aufgabe markieren. 5. Zuständige Person und nächsten Termin festhalten. Unklare Preise bleiben zur Entscheidung offen.
Zusammenarbeit
Vier Schritte vom Briefing zur Übergabe
Briefing & Muster
Wir prüfen Aufgabe, Ausgangsmaterial und gewünschtes Ergebnis.
Umfang & Verantwortung
Arbeitsergebnisse, Zeitbudget, Zugänge und Freigabeperson werden vereinbart.
Entwurf & Fachprüfung
Wir erstellen den Arbeitsstand und halten offene Fragen sichtbar.
Übergabe & nächster Schritt
Sie erhalten die vereinbarten Dateien und eine klare Liste verbleibender offener Punkte.
Ihre Vorbereitung
Welche Informationen wir von Ihnen benötigen
Eine vorhandene Arbeitsbeschreibung oder eine kurze Erläuterung durch die ausführende Person, zwei bis fünf typische Musterfälle und die genutzten Vorlagen reichen häufig für die erste Sichtung. Kundendaten sollten für diese Vorprüfung anonymisiert sein. Screenshots werden nur aus freigegebenen Systemen übernommen.
KI kann nach Vereinbarung bei Entwürfen, Strukturierung und Konsistenzprüfungen unterstützen. Unsichere Angaben werden markiert; unternehmensspezifische Fakten werden durch Ihre benannte Fachperson freigegeben. Werkzeuge und Datenverarbeitung stimmen wir vor der Bearbeitung Ihrer Unterlagen ab.
Qualität & Abnahme
Woran Sie das Ergebnis prüfen können
- Kann eine eingewiesene Person den vereinbarten Normalfall ohne zusätzliche mündliche Anleitung bearbeiten?
- Sind erforderliche Eingaben, Entscheidungspunkte und Verantwortlichkeiten sichtbar?
- Sind mindestens ein Normalfall und ein Ausnahmefall gemeinsam durchgesprochen?
- Ist klar, wer die Dokumentation bei Änderungen pflegt?
Umfang & Budget
Mit einer abgegrenzten Aufgabe beginnen
BUDGETORIENTIERUNGab 990 €
Ein kleiner Dokumentationspilot mit bis zu zehn Gesamtarbeitsstunden. Den tatsächlichen Umfang legen wir nach Musterprüfung fest; eine feste Dokumentenzahl ist mit diesem Richtwert nicht zugesagt.
Einrichtung, Abstimmung, Erstellung und Kontrolle zählen in das Zeitbudget. Die Orientierung versteht sich zuzüglich anwendbarer Steuern. Weitere Sprachen, Lizenzen, umfangreiche Recherche, Integrationen und Rechts- oder Fachberatung sind gesondert zu vereinbaren. Das schriftliche Angebot bestätigt Verfügbarkeit, Meilensteine, Korrekturrunden und Bedingungen vor dem Start.
Für laufende Änderungen kann nach dem Pilot eine regelmäßige Betreuung vereinbart werden. Bevor wir monatliche Liefermengen zusagen, prüfen wir den tatsächlichen Aufwand und die verfügbare Kapazität.
Fragen vor der Beauftragung
Die wichtigsten Fragen vorab
Erstellen Sie auch ISO-Handbücher?
Wir können Arbeitsanweisungen und Nachweise innerhalb eines vereinbarten Projekts vorbereiten. Eine Zertifizierung, ein Audit oder die Bestätigung der Normkonformität ist damit nicht verbunden.
Was passiert bei späteren Prozessänderungen?
Eine Pflegevereinbarung kann Änderungen, Versionsstände und erneute Durchläufe umfassen. Umfang und Zeitbudget werden separat festgelegt.
Automatisieren Sie den Ablauf gleich mit?
Zuerst wird der Ablauf verstanden und dokumentiert. Eine technische Automatisierung wird erst nach Machbarkeitsprüfung separat geplant.
Passende Ergänzungen
Weitere Bausteine für Ihren Arbeitsablauf
Ihr nächster Schritt
Projekt unverbindlich anfragenDefinieren wir ein sinnvolles erstes Arbeitsergebnis.
Beschreiben Sie Aufgabe, vorhandene Unterlagen und Zieltermin. Wir prüfen Eignung und Umfang, bevor wir Ihnen die Umsetzung anbieten.