Digitales Backoffice für wiederkehrende Aufgaben mit klaren Regeln.
Daten pflegen, Unterlagen vorbereiten, E-Mails zuordnen oder Informationen recherchieren: Wir beginnen mit einem abgegrenzten Prozess und repräsentativen Musterfällen. Ein Pilot zeigt, welcher Aufwand entsteht und welche Aufgaben sich verlässlich übergeben lassen.
Welche Aufgaben sich eignen
Geeignet sind wiederkehrende digitale Aufgaben mit nachvollziehbaren Eingaben, Regeln und Ergebnissen. Dazu gehören CRM-Datenpflege, Produktinformationen, die Vorbereitung von Angeboten, schriftliche Anfragen und strukturierte Recherche. Entscheidungen mit finanziellen oder rechtlichen Folgen bleiben bei benannten Verantwortlichen.
Wenn ein Vorgang häufig Ausnahmen benötigt oder Wissen nur in einzelnen Köpfen vorhanden ist, wird zuerst die Arbeitsanweisung ausgearbeitet. Ohne klare Regeln lässt sich der Aufwand nicht verlässlich kalkulieren.
So wird die Übergabe vorbereitet
Wir definieren zulässige Datenquellen, notwendige Zugänge, Pflichtfelder, Bearbeitungsschritte und Freigaben. Ein Musterlauf mit typischen und schwierigen Fällen zeigt, welche Rückfragen entstehen. Berechtigungen werden auf den erforderlichen Umfang begrenzt.
Das Ergebnis ist eine verständliche Arbeitsanweisung mit Qualitätskriterien und einem Weg für Ausnahmen. Vertraulichkeit, Datenverarbeitung, Speicherorte und Rückgabe beziehungsweise Löschung werden vor dem Start geklärt.
Qualität und Wirtschaftlichkeit gemeinsam messen
Im Pilot werden Durchsatz, tatsächliche Arbeitszeit, Rückfragen, Fehler und Nacharbeit erfasst. Erst daraus lässt sich eine laufende Zusammenarbeit kalkulieren. Ein niedrig erscheinender Stundensatz hilft nicht, wenn Kontrolle und Korrekturen den Prozess verlangsamen.
KI kann zum Beispiel bei Klassifikation, Entwürfen oder Formatvereinheitlichung helfen. Kundenzusagen und fachliche Entscheidungen werden nicht ungeprüft automatisiert. Ein technischer Vorschlag muss sich im tatsächlichen Prozess bewähren.
Was Sie nach dem Pilot erhalten
Sie erhalten dokumentierte Muster- und Pilotvorgänge, eine Auswertung zu Aufwand und Qualität sowie offene Punkte für eine Fortsetzung. Ein laufendes Paket benennt Volumen oder Stunden, Zuständigkeiten, Meldungswege und Regeln für Mehrarbeit. Es entsteht nicht automatisch aus dem Pilot.
Fragen vor Ihrer Beauftragung
Arbeitet ihr direkt in unseren Systemen?
Wenn Zugänge, Berechtigungen und Verarbeitungsvorgaben geklärt sind. Alternativ kann eine Bearbeitung mit abgestimmten Exporten und kontrollierter Rückgabe sinnvoll sein.
Übernehmt ihr verbindliche Angebote oder Entscheidungen?
Unterlagen und Antwortentwürfe können vorbereitet werden. Verbindliche Preise, Verträge, Zahlungen und fachliche Entscheidungen werden durch die dafür benannten Personen freigegeben.
Wie kalkuliert ihr den laufenden Preis?
Auf Grundlage tatsächlicher Pilotzeiten, Fallmix, Qualitätsanforderungen und Abstimmung. Eine feste Zahl erledigter Fälle lässt sich ohne Musterprüfung nicht seriös zusagen.
Weitere Informationen und Leistungen
Klären wir Ihren konkreten Projektumfang.
Senden Sie Ihre Website oder Ausgangslage und das wichtigste Ziel. Wir stimmen die nächsten Schritte schriftlich mit Ihnen ab.