Belege digital ordnen, Vorgängen zuweisen und fehlende Unterlagen nachhalten. Administrative Vorbereitung für Unternehmen mit klaren Prüfregeln.
Unvollständige oder uneinheitlich abgelegte Belege verursachen Rückfragen zwischen Büro, Einkauf und Buchhaltung. Unser Belegmanagement Service unterstützt die organisatorische Vorbereitung digital bereitgestellter Unterlagen. Ziel ist eine nachvollziehbare Zuordnung zu Vorgang, Zeitraum und verantwortlicher Stelle.
Die beschriebene Leistung umfasst Dokumentenorganisation und administrative Vollständigkeitskontrollen nach Ihren Vorgaben. Steuerliche Würdigung, Kontierung, Buchführung, Zahlungsfreigabe und Rechtsberatung sind nicht Bestandteil dieses Angebots. Fachliche Fragen werden an Ihre Buchhaltung oder steuerliche Beratung weitergegeben.
Die passenden Bausteine werden im Angebot konkret abgegrenzt.
Wir ordnen bereitgestellte Dokumente nach vereinbarten Merkmalen wie Vorgangsnummer, Lieferant oder Zeitraum. Unterschiedliche Dateinamen werden nach einem abgestimmten Schema vereinheitlicht. Originaldateien und relevante Zusammenhänge bleiben erhalten; unklare Zuordnungen werden als Ausnahme markiert.
Anhand Ihrer Prüfliste werden fehlende Anhänge, Referenzen oder ergänzende Nachweise erfasst. Rückfragen erhalten einen Ansprechpartner und eine Wiedervorlage. Eine formale Prüfung ersetzt keine fachliche Bestätigung, dass ein Beleg rechtlich, steuerlich oder inhaltlich korrekt ist.
Für die zuständige Fachabteilung entsteht eine Übersicht bereitgestellter, unvollständiger und klärungsbedürftiger Vorgänge. Die Ablage wird so aufgebaut, dass Unterlagen wiedergefunden und Bearbeitungsschritte nachvollzogen werden können. Anforderungen an Archivierung und Aufbewahrung sind separat durch Ihr Unternehmen festzulegen.
Ein Unternehmen stellt digitale Belege mit zugehörigen Auftragsnummern bereit. Fehlende Zuordnungen werden in einer Klärungsliste gesammelt, vollständige Vorgänge an die interne Buchhaltung übergeben. Die steuerliche Prüfung bleibt dort. Dieses Beispiel ist keine Kundenreferenz.
Illustrativer Ablauf; keine behauptete Kundenreferenz.
Wählen Sie Aufgabenbereich, Umfang und Prozessstand. Ihr Ergebnis zeigt, was für einen sauberen Pilotstart benötigt wird.
Der Umfang hängt von Belegarten, Dateiformaten, vorhandenen Referenznummern und dem Anteil unklarer Unterlagen ab. Stellen Sie für die Erstprüfung möglichst anonymisierte Beispiele bereit. Vor Beginn werden Zugriff, Ablagesystem, Zuständigkeiten und der Umgang mit personenbezogenen Informationen abgestimmt.
Papierabholung, Scandienstleistungen, OCR-Lizenzen und die Einrichtung eines revisionssicheren Archivs gehören nicht automatisch zum digitalen Belegmanagement. Auch eine E-Rechnungsvalidierung ist nur bei ausdrücklich vereinbartem Prüfwerkzeug und Umfang enthalten. Der Pilot konzentriert sich auf einen klar definierten Dokumentenprozess.
Typische Belegarten und bestehende Ablage kennenlernen.
Zuordnung, Pflichtinformationen und Ausnahmen definieren.
Eine begrenzte Menge bereitgestellter Unterlagen bearbeiten.
Wiederauffindbarkeit und offene Rückfragen gemeinsam kontrollieren.
Nein. Hier geht es um administrative Dokumentenorganisation und vorbereitende Vollständigkeitskontrollen. Buchführung und steuerliche Tätigkeiten sind nicht Teil dieses Angebots.
Nein. Zahlungsentscheidungen und Zahlungsverkehr bleiben bei Ihrem Unternehmen.
Nicht zwingend. Zuerst prüfen wir, ob Ihre vorhandene Ablage für den definierten Prozess ausreicht. Zusätzliche Systeme werden nur gesondert vereinbart.
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