Backoffice-Wissen: CRM & Datenqualität
Vor einem CRM-Import muss klar sein, welche Information in welches Feld gehört. Eine ähnliche Spaltenüberschrift genügt dafür nicht. Das Backoffice kann ein Feldmapping vorbereiten, das Bedeutung, Format und Behandlung fehlender Werte festhält. Die technische Importfreigabe erfolgt nach einem geprüften Test.
Bedeutung vor Format prüfen
„Kunde“ kann eine Kundennummer, einen Namen oder eine Statusangabe enthalten. Für jedes Quellfeld werden Zweck und Zielfeld beschrieben. Formate wie Datum oder Telefonnummer werden nach vereinbarten Regeln vereinheitlicht. Leere Werte und Platzhalter dürfen nicht ungeprüft vorhandene Informationen überschreiben. Diese Entscheidung gehört ausdrücklich in das Mapping.
Beziehungen und Schlüssel berücksichtigen
Kontakte, Unternehmen und Vorgänge benötigen eindeutige Zuordnungen. Vor dem Import wird geprüft, welche Schlüssel bereits existieren und wie neue Datensätze erkannt werden. Ein Wiederholungsimport darf nicht unbeabsichtigt denselben Bestand erneut anlegen. Die gewünschte Behandlung von Aktualisierungen und Neuanlagen wird daher separat festgelegt.
Beispiel: Leere Spalte überschreibt Stammdaten
Eine Importdatei enthält keine Telefonnummern, im CRM sind sie vorhanden. Das Mapping legt fest, dass leere Quellwerte in diesem Fall keine Löschung auslösen. Ein Testdatensatz prüft genau dieses Verhalten. Erst wenn die Wirkung bestätigt ist, wird der abgestimmte Importumfang freigegeben.
Prüfpunkte für die Umsetzung
- Feldbedeutung und Zielfeld dokumentiert
- Leere Werte und Konflikte geregelt
- Testimport mit Alt-Neu-Vergleich geprüft
Ergebnis für die Übergabe
Das Paket enthält Mapping, Testdatei, Fehlerliste und Freigabestand. Eine vollständige Zeilenzahl allein bestätigt keinen erfolgreichen Import. Prüfen Sie zusätzlich Beziehungen, Sonderzeichen und die korrekte Behandlung bestehender Daten. Externe Unterstützung kann Aufbereitung und Dokumentation leisten; produktive Änderungen folgen den Zugangs- und Freigaberegeln des Auftraggebers.
Passende nächste Schritte
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Ein freigegebenes Feldmapping ist eine wichtige Grundlage für den Systemwechsel. Unsere Leistung CRM-Migration führt von der Datenvorbereitung zum überprüfbaren Testimport; der eingebundene CRM-Planer hilft bei der ersten Einordnung.